Costos o renta exenta del 25 %: cómo elegir con criterio

Un cliente independiente entrega sus facturas y pregunta: “¿Con estos gastos puedo pagar menos impuesto?”. Para responder, elegir entre costos o renta exenta del 25 % exige revisar cuáles desembolsos son fiscalmente procedentes y cuánto puede aprovechar realmente de la exención. La mejor alternativa surge de comparar ambos escenarios completos. Aquí explicamos qué puede cambiar el resultado y cómo sustentar la decisión ante el cliente.

¿Cuándo se comparan costos o renta exenta del 25 %?

Esta comparación corresponde a personas naturales residentes que, dentro del régimen ordinario, reciben rentas de trabajo que no provienen de una relación laboral o legal y reglamentaria, como honorarios por servicios personales.

Para estos ingresos, el artículo 336 del Estatuto Tributario permite optar entre restar los costos y gastos procedentes asociados a la actividad o aplicar la exención del 25 %. Las alternativas no pueden acumularse sobre los mismos ingresos. La DIAN reitera esta distinción en el Concepto 014281 de 2026.

La primera decisión del contador, por tanto, ocurre antes del cálculo: identificar la naturaleza del ingreso. Que el cliente se describa como “independiente” no significa que todos sus ingresos tengan el mismo tratamiento.

Tres preguntas antes de comenzar la comparación

• ¿De dónde proviene cada ingreso? Separa honorarios por servicios personales, salarios, arrendamientos y otras fuentes. No traslades automáticamente una regla de una categoría a otra.
• ¿Qué gastos corresponden a esos ingresos? Identifica las partidas atribuibles a la actividad que estás evaluando.
• ¿Qué otros conceptos intervienen en la declaración? Los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y otras rentas exentas pueden modificar el resultado.

Conviene, además, actualizar las listas de revisión: el texto vigente del parágrafo 5 del artículo 206 ya no condiciona esta exención al número de trabajadores o contratistas vinculados. Mantener ese filtro puede llevar a descartar una alternativa que sí corresponde evaluar.

¿Por qué comparar puede cambiar el resultado tributario?

Elegir la exención por costumbre puede ocultar costos relevantes. Pero recibir una carpeta llena de facturas tampoco demuestra que convenga tomarlos.

El valor de la comparación está en distinguir lo que el cliente pagó, lo que puede reconocer fiscalmente y lo que finalmente reduce la base gravable. Esas tres cifras pueden ser diferentes.

Los límites de la exención pueden cambiar la primera impresión

El 25 % no se calcula directamente sobre los ingresos brutos: previamente se restan los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las demás rentas exentas que correspondan.

Además, tiene un límite individual anual de 790 UVT y participa, como regla general, en el límite conjunto de rentas exentas y deducciones especiales: 40 % y máximo 1.340 UVT. Los costos procedentes de la actividad se regulan separadamente y no consumen ese mismo límite conjunto.

La consecuencia práctica es importante: comparar los costos con un 25 % preliminar puede dar una respuesta equivocada. Primero hay que establecer cuánto de esa exención puede utilizarse después de aplicar los límites y considerar los demás beneficios.

Dos casos para entender cuándo cambia la alternativa

Consideremos dos profesionales independientes residentes, con ingresos exclusivamente por servicios personales, para el año gravable 2025, cuya declaración se presenta en 2026.

En ambos casos suponemos:

• Ingresos brutos de $120.000.000.
• Ingresos no constitutivos de renta procedentes por $10.000.000.
• Ausencia de otras rentas, deducciones, exenciones, pérdidas y descuentos tributarios.
• Costos previamente revisados y aceptados fiscalmente.

Para 2025, la UVT es de $49.799, según la Resolución 000193 de 2024. Por tanto, 790 UVT equivalen a $39.341.210 y 1.340 UVT, a $66.730.660.

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En estos supuestos, la exención de $27.500.000 está por debajo tanto del límite individual como del límite conjunto aplicable: el 40 % de $110.000.000 es $44.000.000, inferior a 1.340 UVT.

En el caso A conviene la exención: reduce la base en $7.500.000 adicionales frente a los costos. En el caso B convienen los costos: dejan una base $12.500.000 menor que la alternativa con exención.

Estas diferencias corresponden a base gravable, no a ahorro de impuesto. Para cuantificar el efecto tributario se debe aplicar la tarifa del artículo 241 y completar la liquidación. Bajo estos supuestos, la alternativa con menor base también produce menor impuesto. 

El aprendizaje no es buscar un porcentaje de gastos que sirva para todos. Es identificar qué factor explica el resultado: costos aceptados, límites de la exención o interacción con otros beneficios.

¿Cómo evaluar costos o renta exenta del 25 % en la práctica?

Una comparación útil debe permitir reconstruir la decisión. Si después solo queda el valor registrado en la declaración, será difícil explicarle al cliente por qué se eligió una alternativa o revisar qué cambió frente al año anterior.

Paso 1: determina cuáles gastos pueden entrar al escenario

La factura es parte de la revisión. También deben evaluarse, según el desembolso, causalidad, necesidad, proporcionalidad, medios de pago, oportunidad y requisitos particulares de procedencia. El Estatuto Tributario contiene estas reglas, entre otras, en los artículos 107, 771-2 y 771-5.

Para convertir esa revisión en decisiones concretas:

1. Separa los gastos personales. Que el cliente haya pagado algo durante el año no lo convierte en gasto de su actividad.
2. Revisa los usos mixtos. Si un servicio se utiliza para trabajar y para fines personales, sustenta la parte atribuida a la actividad; evita porcentajes arbitrarios.
3. Distingue gasto y activo. Ante la compra de un computador, revisa si corresponde reconocer un activo y su depreciación, o si existe una regla que permita otro tratamiento.
4. Identifica soportes y requisitos pendientes. No incorpores como aceptada una partida cuya procedencia todavía no has establecido.
5. Consolida el valor fiscalmente procedente. Esa es la cifra que debe entrar en la comparación.

Tener muchos soportes ayuda a documentar; no reemplaza el análisis de procedencia.

Paso 2: compara la depuración completa

Con los costos revisados, desarrolla ambos escenarios bajo los mismos supuestos:

1. Mantén iguales los ingresos y los ingresos no constitutivos de renta.
2. Incorpora las deducciones y demás beneficios procedentes en cada alternativa.
3. Calcula la exención sobre la base correspondiente y aplica sus límites.
4. Compara base gravable e impuesto.
5. Revisa por separado retenciones, anticipos y demás partidas que determinan el saldo final.

Elegir costos no significa renunciar automáticamente a toda deducción especial. La incompatibilidad examinada corresponde a los costos asociados a estas rentas de trabajo frente a la exención del 25 %. Cada beneficio adicional requiere su propia revisión.

Paso 3: resuelve dos dudas frecuentes antes de cerrar

“A mi cliente le descontaron estampillas. ¿Puede restarlas además del 25 %?”

Si las estampillas se reconocen como costo o gasto asociado a esos ingresos independientes, no pueden acumularse con la exención sobre los mismos ingresos. El Concepto 014281 de 2026 también aclara que no corresponde registrarlas automáticamente como “otras deducciones” por analogía con el GMF.

La enseñanza para el contador es esta: un desembolso puede tener reconocimiento fiscal y, aun así, ser incompatible con el tratamiento elegido.

“Durante el año le aplicaron el 25 % en las retenciones. ¿Eso resuelve la declaración?”

No basta con replicar esa depuración. La manifestación escrita bajo juramento prevista para el agente retenedor cumple una función dentro del procedimiento de retención. Al preparar la declaración debes revisar el tratamiento anual y su consistencia con la información y las comunicaciones del contribuyente. Una carta genérica elaborada al cierre no sustituye ese análisis.

Paso 4: documenta y explica la decisión

Deja un papel de trabajo que incluya:

1. La clasificación de los ingresos.
2. Los costos aceptados, rechazados y pendientes, con su justificación.
3. La depuración de ambos escenarios.
4. Los límites aplicados.
5. La alternativa utilizada y su efecto en el impuesto.

Para explicárselo al cliente, evita limitarte a “esta opción le conviene más”. Una respuesta útil sería: “Revisé los gastos que pueden reconocerse y los comparé con la exención después de aplicar sus límites. Esta alternativa produjo este resultado y estos son los soportes que la respaldan”.

Elegir también es saber explicar

Comparar costos o renta exenta del 25 % exige clasificar correctamente los ingresos, depurar los gastos y revisar los límites antes de concluir. La cantidad de facturas y el tratamiento utilizado el año anterior son puntos de partida; la decisión debe responder a las condiciones del período evaluado.

El valor de la asesoría está en poder explicar qué se aplicó, por qué era procedente y cómo cambió el resultado.

Antes de cerrar la próxima declaración de un independiente, revisa si puedes responder esas tres preguntas con tus papeles de trabajo.

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